Smart Working – La Guida Completa (e Come Può Aiutarci a Battere il Coronavirus)

Умная работа против коронавируса

Smart working, lavoro agile, remote worke telelavoro… tutti ne parlano, soprattutto ora che l’emergenza Coronavirus costringe tanti a lavorare da casa.

Eppure, non tutti sanno bene cos’è lo smart working e cosa si intende per lavoro agile.

Spesso viene ridotto a semplice lavoro da casa con il PC aziendale e una connessione internet, evitando gli spostamenti casa-ufficio.

Una possibilità di lavoro sempre più reale e comune in molte aziende, dalle multinazionali alle piccole e medie imprese, dentro e fuori le zone maggiormente colpite dal Coronavirus.

Lo smart working però non è solo telelavoro e controllare le email in pigiama davanti ad una tazza di caffè, ma comprende molteplici aspetti e un cambio di mentalità.

Vediamo allora come funziona lo smart working, quali sono i vantaggi del lavoro agile e perché è importante.

Cos’è il Lavoro Agile? Definizione di Smart Working

Что значит умная работа?

Lo smart working è una tipologia di lavoro in cui il dipendente ha totale flessibilità e autonomia nell’organizzazione della giornata lavorativa, nella scelta del luogo e degli orari di lavoro, senza l’obbligo di recarsi in ufficio.

La modalità di lavoro agile è sempre più diffusa in aziende di diversi settori e rientra tra le misure urgenti adottate dal Governo italiano per il contenimento e la gestione dell’emergenza epidemiologica da Coronavirus (COVID-19).

Questo non significa però che, se la tua azienda ha attivato lo smart working, puoi poltrire tutto il giorno sul divano di casa!

Dare maggiore libertà e autonomia al dipendente significa infatti dargli fiducia, ma la fiducia non deve essere tradita.

Per questo, chi lavora in modalità smart working ha compiti e obiettivi di produttività da portare a termine entro i tempi concordati.

Non avere orari prestabiliti, organizzare il proprio lavoro per fasi, cicli e obiettivi, poter lavorare da casa propria o da altri luoghi (in treno, al parco…), gestire e organizzare in autonomia gli impegni domestici e professionali:

Sono tutte caratteristiche dello smart working che migliorano la job satisfaction dei dipendenti e in molti casi aiutano ad aumentare la produttività.

Alcune aziende richiedono comunque la presenza in ufficio o in sede per un determinato numero di giorni o di ore: ad esempio, per alcune mansioni per cui la presenza fisica è fondamentale.

Se invece il datore di lavoro permette semplicemente di lavorare da casa, mantenendo il controllo sugli orari e sull’organizzazione del lavoro, allora in questo caso è più corretto parlare di remote working.

Удаленная работа на работу из дома

L’opzione del telelavoro però è solo un aspetto dello smart working, e non per forza il più importante.

Attualmente, è sicuramente la modalità di lavoro agile più utile per contenere l’epidemia di COVID-19 causata dal Coronavirus in Italia e cercare di ridurre i danni economici.

Inoltre, è bene ricordare che lo smart working non è per tutti:

Chi lo fa di solito è un professionista che lavora per lo più in un contesto di ufficio, manager, quadri, impiegati e in generale i cosiddetti “knowledge workers” con competenze digitali di un certo livello – non un operaio di produzione o una commessa, le cui mansioni non possono essere svolte a un PC.

Alcuni esempi di professioni per cui il lavoro agile è già realtà? Sviluppatori, progettisti, redattori, addetti al backoffice…

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App e Strumenti Utili per lo Smart Working

Una connettività internet rapida e gli strumenti di comunicazione e collaborazione digitale svolgono un ruolo chiave per lavorare da remoto.

Grazie alla tecnologia è possibile comunicare a distanza con il team di lavorocollaborare in remoto, condividere file in cloud e partecipare a riunioni virtuali grazie a tool come Skype o Hangouts comodamente sul divano di casa propria.

Oggi esistono numerose app, tool di digital collaboration e piattaforme di smart working che permettono di pianificare e partecipare a riunioni, creare discussioni, collaborare e condividere documenti e dati, gestire lavori di gruppo, inviare file pesanti, salvare in cloud il proprio lavoro, fare chiamate condivise e videochiamate.

Цифровые инструменты для умной работы

Grazie all’iniziativa “Solidarietà Digitale” del Ministro per l’Innovazione tecnologica e la Digitalizzazione, alcune aziende hanno messo gratuitamente a disposizione i loro servizi per le imprese e i professionisti nelle aree soggette a restrizioni per l’emergenza sanitaria del Coronavirus (SARS-CoV-2).

Ad esempio servizi web, connettività internet, piattaforme di smart working avanzate e altri tool per lavorare da remoto.

Le soluzioni digitali sicuramente semplificano la vita, è importante però valutare aspetti positivi e negativi del lavoro da casa.

Infatti, non è tutto rose e fiori:

Il bilanciamento tra vita professionale e privata, l’iper connessione, la libertà e la flessibilità oraria hanno lati positivi, ma anche negativi.

Vuoi saperne di più?

Vediamo allora quali sono i pro e i contro di essere uno smart worker.

Quali Sono i Benefici dello Smart Working?

Introdurre lo smart working in azienda porta con sé numerosi vantaggi, alcuni immediati e intuitivi, altri meno.

Il primo e più importante effetto dello smart working inteso come lavoro da casa è che limita i contatti tra le persone e quindi la diffusione del Coronavirus.

Per questa sua funzione il Presidente del Consiglio dei ministri ha emanato il 1° marzo 2020 un nuovo decreto che chiarisce e semplifica le modalità di accesso allo smart working.

Covid-19 умный рабочий доступ

Anche se nato con altri obiettivi, il lavoro agile è uno strumento utile nella lotta al Coronavirus – ovviamente senza dimenticare le disposizioni generali per prevenire il contagio.

In particolare: lavarsi bene e spesso le mani con acqua e sapone o con un gel a base alcolica, muoversi solo se necessario, tenersi a distanza di sicurezza di almeno 1 metro dalle altre persone, curare l’igiene delle superfici (qui trovi le indicazioni del Ministero della Salute sul Nuovo Coronavirus).

Ma i benefici dello smart working non finiscono qui!

Vediamo allora perché il lavoro agile conviene e non è una misura da adottare solo in casi di emergenza, come l’epidemia da Coronavirus.

Riduzione dello Stress per il Trasporto

Работа на дому снижает нагрузку на путешествия

Svegliarsi presto ogni mattina, destreggiarsi tra gli scompartimenti di un treno schiacciato come una sardina tra le altre persone, correre a prendere autobus e metro e nonostante tutto arrivare tardi al lavoro:

È una situazione molto più comune di quel che pensi.

Se grazie allo smart working lavori direttamente da casa tua, lo stress di viaggiare in auto o in treno, la paura di perdere le coincidenze e il rischio di scioperi è azzerato.

Questo ha un impatto positivo anche sulla tua salute: il tuo umore migliora, il rischio di avere malattie cardiovascolari o di soffrire di insonnia è ridotto.

Risparmio e Ridotto Impatto Ambientale

Умная работа помогает экономить

Lo smart working può dare un grande ritorno economico ed è una soluzione ecologica:

Non doversi spostare ogni mattina riduce l’emissione di CO2 e il traffico urbano, ti permette di risparmiare su abbonamenti ai mezzi di trasporto e pranzi fuori casa.

Ma dare ai dipendenti la possibilità del lavoro agile è conveniente anche per l’azienda:

Avendo meno personale in ufficio, si può risparmiare sui costi fissi per la gestione della sede aziendale (postazioni di lavoro, riscaldamento, luce, pulizia…).

Ottimizzazione dei Tempi e Libertà Organizzativa

Планируйте свою работу из дома

Il lavoro agile dà totale libertà organizzativa e di gestione del tempo, a patto che gli smart worker raggiungano gli obiettivi e svolgano il lavoro nei tempi concordati.

Cosa significa?

Puoi organizzare la tua giornata lavorativa come preferisci, fare pause quando sei stanco, fare una passeggiata per sgranchirti e lavorare quando ti senti più produttivo e carico di energie.

Una parte dei lavoratori, ad esempio, riesce a concentrarsi meglio nelle ore serali, quando tutto fuori è calmo e non c’è traffico.

Bilanciamento tra Vita Privata e Professionale

Баланс частной и профессиональной жизни с гибкой работой

Con lo smart working puoi gestire in autonomia i tempi di vita e lavoro e conciliare meglio la vita privata e domestica con quella professionale.

Non ti sembra fantastico?

Puoi fare le faccende domestiche tra una pausa e l’altra e non preoccuparti di incastrare gli impegni. Stare con tuo figlio, fare la spesa o altre commissioni quando preferisci, senza preoccuparti di dover rientrare presto in ufficio.

Lavorare da casa riduce stress e preoccupazioni: i dipendenti possono svolgere il proprio lavoro in serenità ed essere più produttivi.

Nessun Dress Code Richiesto

A meno che tu non debba fare una videochiamate per partecipare a riunioni o parlare con i clienti, nello smart working non è richiesto alcun dress code.

E allora…? Puoi vestirti come preferisci!

E sì, puoi anche stare in tuta mentre lavori, o comunque indossare indumenti comodi. Lavorare in pigiama, però, non è una buona idea… è un attimo e ti verrà voglia di rimetterti a letto!

Questi erano i lati positivi del lavoro agile.

Adesso sei pronto a vedere il risvolto della medaglia?

Quali sono gli Svantaggi dello Smart Working?

Минусы быть умным работником

Lo smart working sicuramente attrae, ma non bisogna pensare che sia semplice trovare la concentrazione in casa propria e mantenere alta la propria produttività.

Scopriamo quali sono i problemi più comuni per chi lavora da casa e i consigli dell’esperto per risolverli.

Ambiente di Lavoro

L’ambiente di lavoro deve essere confortevole e super attrezzato anche a casa.

Assicurati di avere i device e i software necessari per poter lavorare da casa: computer, telefono, cuffie con microfono ad archetto, tool collaborativi e strumenti per la comunicazione a distanza.

Distrazioni

La distrazione è un rischio per chi lavora da casa

La casa è piena di distrazioni: le camicie da stirare, i piatti da lavare, il telefono che squilla, il letto da rifare.

Nell’esatto istante in cui hai acceso il computer per metterti a lavorare, tuo figlio inizia a piangere, i vicini disturbano, il cane vuole uscire…

Non farti ingannare e non sottovalutare mai il lavoro da casa, dandogli meno attenzione ed importanza. Si ripercuoterà sulla tua produttività.

Cerca di impiegare le tue energie e il tuo tempo come faresti se fossi in ufficio con i tuoi colleghi.

Iperconnessione

Il lavoro da casa è un lavoro a tutti gli effetti. Stando a casa però si rischia di non avere ben chiara la distinzione tra ambiente lavorativo e domestico-privato.

E la tecnologia non aiuta:

Essere sempre connessi aumenta la propensione ad essere workaholic e lavorare più del dovuto, dimenticandosi di staccare la spina.

Lavorare da Soli

Gli smart worker lavorano solitamente da soli

Nonostante la tecnologia accorci le distanze, lavorare da casa non è come essere in ufficio e si potrebbe sentire un po’ di solitudine. Tanto più che per limitare il contagio da Coronavirus l’indicazione del governo e delle autorità sanitarie è stare a casa e limitare il più possibile i contatti con le persone.

Con il lavoro da remoto non si ha tempo per chiacchierare e scherzare con il team, non si condividono idee, news e aneddoti con i colleghi e molto altro ancora.

Sicurezza Digitale

Chi lavora da casa è costretto a condividere i file con i colleghi e comunicare tramite email, app o altri sistemi di comunicazione.

Quindi, aumenta notevolmente il rischio di diffusione di informazioni riservate o di documenti privati.


– I CONSIGLI DELL’ESPERTO –

Ecco alcuni trucchi contro le trappole dello smart working:

  • Scegli una stanza luminosa per lavorare, possibilmente separata da altre stanze della casa.
  • Predisponi una postazione di lavoro simile a quella di un ufficio: compra una sedia da ufficio, una scrivania, una tastiera, mouse ergonomico e tutto ciò che può esserti utile per lavorare.
  • Parla con chi vive con te, spiega e aiutali a comprendere le tue esigenze per concentrarti e mantenere alta la produttività. Sicuramente capiranno.
  • Non sovrapporre vita privata e professionale: determina tempi di lavoro e tempi da dedicare alla tua famiglia e alle relazioni interpersonali.
  • Se necessario usa un device esclusivamente per il lavoro: in questo modo non avrai distrazioni nei tuoi momenti di pausa.
  • Mantieni vive le relazioni sociali: quando hai finito di lavorare, dedica del tempo per fare una telefonata ai tuoi amici e passa momenti con la tua famiglia. Oltre a distrarti dal lavoro, migliora il tuo umore e ti fa sentire meno solo.
  • Adotta sempre adeguate misure di IT security: usa sistemi di autenticazione a due fattori e password sicure per proteggere i tuoi file e per accedere al tuo computer.

[BONUS] Lavorare da Casa: 9 Metodi per Essere Produttivi

Consigli su come concentrarsi a casa

L’ostacolo più grande è concentrarsi e iniziare a lavorare, il resto è tutto in discesa.

E noi lo sappiamo bene.

Per questo, ecco i migliori consigli per mantenere alta la concentrazione e affrontare in maniera professionale il lavoro da casa ai tempi del Coronavirus.

#1 Medita

Prima di iniziare a lavorare, medita per 20 minuti.

È stato dimostrato che meditare ogni giorno aiuta a svuotare la mente e concentrarsi sul lavoro.

Come fare?

Assumi una posizione per te comoda (ma evita di sdraiarti), chiudi gli occhi, rilassa i muscoli e fai dei respiri profondi.

#2 Usa la Tecnica del Pomodoro

Non preoccuparti, non consiste nel mangiare pomodori fino allo sfinimento!

È molto più semplice:

Organizza il lavoro in brevi sessioni di 20-30 minuti e alla fine di ogni sessione fai una pausa di 5 minuti.

In questo modo, il tuo cervello sarà sempre pronto per il prossimo task ed eviterai di fare pause interminabili ed improduttive.

#3 Mangia Cibo Sano

Mangiare cibo sano per aumentare la produttività

La colazione, si sa, è il piatto più importante della giornata: è indispensabile per avere energiemigliorare la memoria e la concentrazione durante il lavoro.

Ma anche gli altri pasti che fai durante la giornata non sono da sottovalutare:

Quante volte dopo un abbondante pranzo hai sentito il bisogno di dormire per almeno un’ora?

Ecco, per evitarlo cerca di mangiare cibi sani e nutrienti come cereali, mandorle, frutta e verdura …

Ed evita di assumere litri e litri di caffè: è vero che la caffeina sveglia, ma alla lunga può dare problemi alla salute.

#4 Organizza lo Spazio di Lavoro

Organizza al meglio lo spazio di lavoro in homeoffice

Prima di iniziare a lavorare organizza i tuoi spazi home office e assicurati che la scrivania abbia tutto quello che ti serve per lavorare: post it, graffettepennematitegommepile cariche …

… ma anche acqua e snack.

Non vorrai mica distrarti per un fastidioso brontolio allo stomaco?

Cerca di mantenere il tuo spazio di lavoro il più possibile pulito ed elimina ogni tipo di distrazione: l’ultimo cd del tuo gruppo preferito, i biglietti del cinema, il libro che non vedi l’ora di leggere …

#5 Spegni il Telefono

Il telefono è il primo motivo di distrazione non solo per chi lavora da casa.

Un consiglio?

Spegnilo.

E se mi serve per il lavoro?

Metti in silenzioso le notifiche di app che non ti servono per lavorare e che, anzi, sono solo fonte di distrazione.

#6 Usa un Cartello ‘Do NOT Disturb’

Используйте знаки, чтобы не беспокоить

Per mantenere la concentrazione a lungo hai bisogno che nessuno ti disturbi.

Come fare?

Semplice: metti un cartello ‘Do NOT Disturb‘ fuori dalla porta della stanza in cui lavori.

Vedrai che parenti e coinquilini ci penseranno due volte prima di bussare per chiederti qualcosa.

#7 Evita il Multitasking

Secondo un recente studio dell’Università di Stanford, svolgere più compiti contemporaneamente riduce la tua concentrazione e peggiora le performance.

Risultato?

A fine giornata avrai svolto molti compiti diversi, ti sentirai stressato e stanco, ma probabilmente la qualità del lavoro svolto non è eccellente come speravi.

#8 Colora

Окраска, чтобы очистить разум и сосредоточиться

Colorare è un’attività semplice, creativa e ricorda i momenti felici e spensierati dell’infanzia.

Per questi motivi è un’ottima tecnica per rilassarsisvuotare la mente e concentrarsi sul lavoro da svolgere.

Cosa aspetti, allora?

È tempo di recuperare coloripastelli e pennarelli

… o di rubare quelli di tuo figlio!

#9 Ascolta Musica

Se scelta correttamente, la musica può essere un ottimo alleato della concentrazione.

Come sceglierla, quindi?

Evita brani con parole, canzoni heavy metal o musica molto ritmata.

Preferisci, invece, musica classicamusica ambient o suoni della natura.

Inoltre, ascoltare la musica con le cuffie ti permette di isolarti dal mondo esterno e non avere distrazioni.

Советы по быстрой работе

Adesso Tocca a Te!

Grazie ai consigli che hai appena letto, sarai un perfetto smart worker, pronto a sfruttare tutti i benefici del lavoro agile – anche quando l’epidemia di COVID-19 sarà passata, speriamo presto!